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Lothar Geyer EDV-Berater

Auftrags-Verwaltung

Mit diesem Modul erfassen Sie einfach und schnell alle Anfragen, erstellen Angebote, verwalten Aufträge und schreiben Rechnungen. Automatisch werden Sie an Termine zur Abgabe von Angeboten erinnert. Auf Knopfdruck erhalten Sie z.B. während eines Telefonats einen Überblick über die Umsätze und die gewährten Rabatte eines Kunden und die Artikel oder Leistungen, die er bestellt oder angefragt hat.

In einer Tabelle sehen Sie die Entwicklung der Anfragen und Aufträge sowie des Umsatzes und den aktuellen Auftragsstand Ihres Unternehmens.

Basisdaten

Verwalten Produktgruppen für Eigen-/Fremdleistung und Eigen-/Zukauf-Produkt

Verwaltung von Standard-Positionen mit Artikel-/Leistungsnummer, Preis, Produktgruppe

Verwaltung von Artikel-/Leistungsgruppen, Artikel mit und ohne Zuordnung einer Artikelgruppe

freie Gestaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen als Microsoft Word oder Open Office Writer-Vorlagen

frei definierbare, Vorgangs-abhängige Nummerierungsschemata zur automatischen Nummerierung, auch getrennt z.B. nach Geschäftsbereichen

Vorgangsverwaltung

Erfassen von Anfragen und Aufträgen direkt aus dem E-Mail-Empfang, während eines Telefonates u.a. mit Versand einer schriftlichen Bestätigung

Bei Anfragen und Angeboten können bereits ein Entscheider und der voraussichtliche Vergabetermin hinterlegt werden

Erstellen von Angeboten während eines Telefonats mit anschließendem Versand z.B. per E-Mail

Darstellung aller Vorgänge in ihrem logischen Zusammenhang, z.B. können sich Aufträge auf ein Projekt, eine Anfrage oder auf ein Angebot beziehen

Auflistung aller Vorgänge einer Firma, einer Niederlassung oder einer Kontaktperson

Angebots- bzw. Rechnungs-Empfänger muss nicht dem Anfragenden bzw. Auftraggeber der Firma entsprechen

automatische Nummerierung aller Vorgänge möglich

Erfassen einzelner Positionen möglich, aber nicht notwendig

freies Erfassen von Positionen ohne Standard-Position (= ohne Artikelnummer)

beliebige Übernahme von Positionen aus einem Vorgang in einen folgenden, z.B. aus einer Anfrage in ein Angebot oder aus einem Auftrag in eine Rechnung

Anfragen und Angebote mit optionalen und alternativen Positionen

Rabatte prozent- oder wertmäßig, pro Position und / oder per Vorgang

Auswertungen

Laufende Prüfung aller Vorgangs-Termine

Übersicht über alle Vorgänge einer Firma, unabhängig von der Kontakt-Person

Auswertung aller von einem Kunden angefragten oder beauftragten Artikel

Auswertung über alle Artikel, wie oft und von wem angefragt oder beauftragt

Übersicht über die Entwicklung von Auftragseingang, Auftragsstand, Umsatz usw.

Kennzahlen (Erstkontakte pro Auftrag usw.)

Übernahme von Projekt-Zeiten in die Rechnungsschreibung

Sonstiges

Erfassen von Arbeitszeiten mit Zuordnung zu Projekt oder Auftrag unter Angabe von Tätigkeits-Gruppen, verrechenbar oder nicht verrechenbar

Erfassen von Zahlungen mit Liste der offenen Posten

So viele Details - wo bleibt der Überblick?
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Übersichtliche Tabellen und Graphiken lassen Sie Trends erkennen und darauf reagieren.
Wer kauft was?
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Schon beim Erfassen einer Anfrage können Sie wichtige Zusatzfelder füllen, wie z.B. wer letztlich über den Auftrag entscheidet.
Anfrage erhalten -
wer entscheidet?
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Schon beim Erfassen einer Anfrage können Sie wichtige Zusatzfelder füllen, wie z.B. wer letztlich über den Auftrag entscheidet.