Das B2B CRM-System

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Lothar Geyer EDV-Berater

Basis-Modul

Das Basis-Modul unserer CRM-Lösung TelMarkt bietet bereits alle Funktionen, die Sie für die Akquise neuer und die Betreuung bestehender Kunden benötigen. Die Adressverwaltung ist hierarchisch organisiert und berücksichtigt speziell Anforderungen im B2B-Markt. Die Kontakthistorie zeigt alle Kontakte in chronologischer Reihenfolge. Die Einträge werden automatisch beim Telefonieren oder beim Schreiben eines Briefes oder Fax generiert. Mit dem integrierten E-Mail-Client gelesene Mails werden sofort dem richtigen Absender zugeordnet und samt Anhängen in die Kontakthistorie übernommen. Bei eingehenden Telefonaten werden der Anrufer identifiziert und seine Kontaktdaten angezeigt.

Das Versenden von Serienbriefen mit automatischem Einplanen von Folge-Anrufen, Serienfax und Serien-Mails bieten bereits Grundlagen des Kampagnenmanagement. Über vielfache Kriterien selektierten Kontaktpersonen kann nach dem Telefonat sofort Info-Material zugesandt werden.

Weitere Funktionen sind ein Kontaktplan auch für eingehende (erwartete) Kontakte, Wiedervorlage, ToDo-Listen zur Aufgabenverwaltung, Notizzettel, Rückruf von in Abwesenheit eingegangenen Anrufen, diverse Statistiken usw. Detaillierte Angaben zu den Funktionen gibt die folgende Tabelle.

flexible Adressverwaltung

verarbeitet auch unvollständige Adressen

hierarchischer Aufbau (Firmen, Niederlassungen, Kontaktpersonen), dadurch keine doppelten Eingaben, Neben-Adressen oder "Shadow-Sätze"

unbeschränkte Anzahl von Firmen, Niederlassungen pro Firma und Kontakt-Personen pro Niederlassung

Erstellen bzw. ergänzen von Adressen aus E-Mail-Inhalten oder Internetseiten (Impressum)

Einschränkung der Anzeige über frei definierbare Filter oder Alphabet

Kontakt-Personen können ohne Namen u.a. angelegt werden, z.B. nur als Funktion Marketing

Dublettenprüfung mit neuem, selbst entwickelten Algorithmus

frei definierbare Verknüpfungen von Firmen, Niederlassungen und Kontakt-Personen (z.B. "ist Tochterfirma von", "ist Kunde von", "vermittelt durch")

Name und Durchwahl der Sekretärin, Fax-Durchwahl, E-Mail-Adressen usw.

private Daten wie Adresse, Telefon, Geburtstag, Hobbies usw.

Funktion zum "Versetzen" einer Kontakt-Person in eine andere Niederlassung

integrierter E-Mail-Client

E-Mail-Empfang und -Versand direkt über POP3/SMTP oder Simple MAPI, ohne Umweg über ein anderes E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird o.a.)

zentrale Verwaltung der E-Mail-Konten, Zugriffsberechtigungen, Absender-Angaben usw.

indirekte E-Mail-Konten, deren eingehende E-Mails je nach Inhalt einem Benutzer zugeordnet werden können

personalisierte (Serien-)E-Mails

gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer auf E-Mail-Konten (z.B. info@-Konten)

eingegangene E-Mails können mit einem Mausklick in die Kontakthistorie und Projekt-Historien (benötigt Auftrags-Modul) übernommen werden

automatischer Eintrag versendeter E-Mails in die Kontakt-Historie des Empfängers

Anhänge werden in einem eigenen Dokumenten-Speicher hinterlegt

zusätzliche Ablage von E-Mails in benutzerspezifischen Ordnern oder in Ordnern, auf die alle Benutzer Zugriff haben

E-Mail-Empfang mit automatischem Abruf (frei definierbare Intervalle) und Darstellung von HTML-E-Mails

Rückruf des Absenders einer E-Mails mit einem Mausklick

Erstellen von Notizen oder Aufgaben direkt aus einer E-Mail mit Übernahme des E-Mail-Inhalts

eingegangene E-Mails können ohne Download noch auf dem POP3-Server gelöscht werden

Beantworten weiterleiten oder "als neu" versenden von E-Mails aus einer Kontakt-Historie

mobil versendete E-Mails (und als Kopie erhaltene) werden korrekt als ausgegangene E-Mail in die richtige Kontakthistorie übernommen (auch vollautomatisch)

Telefon-Schnittstelle (CTI)

Steuerung von TK-Anlagen und / oder Telefonen über TAPI, CAPI oder serielle Schnittstelle, Verwendung der ISDN-Karte als Telefon

VoIP (Internet-Telefonie) über Softphones

Anrufen einer Kontakt-Person per Mausklick aus verschiedenen Ansichten

Einfaches Anrufen eines Gesprächspartners in einer anderen Niederlassung, in der er z.B. heute eine Besprechung hat

Identifizierung eingehender Anrufe mit Darstellung aller relevanten Daten des Anrufers

Erkennung von Rückrufen durch Kontaktpersonen, die im Rahmen einer Telefon-Kampagne angerufen wurden, mit Angabe von Benutzer und Zeitpunkt

bei jedem Telefonat können Notizen zum aktuellen Gespräch erfasst und ein neuer Kontakt mit Datum und gegebenenfalls Uhrzeit (Alarm-Funktion) geplant werden

Delegieren eines Folge-Anrufs an einen anderen Benutzer

Wechsel der Gesprächspartner während eines Telefonats mit getrennten Einträgen in der Kontakt-Historie und korrekten Zeit- und Kosten-Buchungen

Log-Funktion für eingegangene, nicht angenommene Anrufe, Rückruf über Mausklick

auch während eines Telefonates Zugriff auf alle Funktionen, z.B. zur Erfassung zu erledigender Aufgaben oder von vereinbarten Terminen, zum Abruf einer (Umsatz-)Statistik oder zur Eingabe einer Anfrage oder eines Auftrags (siehe Modul Projekt- und Auftragsverwaltung)

Kurzwahlen und Wahlwiederhol-Speicher

Textverarbeitung

personalisierte Korrespondenz (Briefe, Faxe, E-Mails)

Schnittstelle zu Microsoft Word und Open Office Writer mit frei definierbaren Dokument-Vorlagen

automatischer Eintrag aller Briefe und Faxe in die Historie und in einen eigenen Dokumenten-Speicher

Schnittstelle zu Fritz!Fax zum Versand und zur Übernahme eingegangener Faxe

Kontakt-Historie

chronologische Historie aller Kontakte (Telefon, Brief, E-Mail, Fax usw.)

Anzeige pro Kontakt-Person, pro Niederlassung oder pro Firma (jederzeit umschaltbar)

reduzierte Anzeige aller wichtigen Kontakte per Mausklick

ausgehende Briefe, Faxe und E-Mails werden automatisch in die Historie eingetragen und können jederzeit mit einem Mausklick angezeigt werden

eingegangene E-Mails und Faxe können direkt in die Historie einer Kontakt-Person übernommen werden

Zuordnung beliebiger Dokumente (gescannter Briefe, empfangener Faxe, Excel-Sheets usw.) zu jedem Kontakt

Kontaktplan / Wiedervorlage

Liste von geplanten Kontakten (Anrufe, E-Mails, Briefe oder Faxe) oder erwarteten, eingehenden Kontakten (z.B. Rückrufe)

Rechenfunktionen zur schnellen Eingabe eines Datums: "+2w" = in zwei Wochen, "en08" = Ende August

Farbliche Darstellung von Anwesenheitszeiten der Kontaktpersonen (reduziert erfolglose Anrufversuche)

Liste von noch nicht kontaktierten Firmen, nach Selektionen (Zielgruppen) usw.

Automatik zur Abarbeitung einer durch Selektion erstellten Zielgruppe (AutoDialer)

Alarm-Funktion (Kontakte zu einem bestimmten Zeitpunkt)

Prüfung auf maximale Anzahl geplanter Anrufe pro Tag

Aufgaben / ToDo-Liste

ToDo-Liste mit Erinnerungs-Funktion

Angabe von Priorität, geplanter Fertigstellung und voraussichtlicher Dauer

Kategorisierung nach zwei frei definierbaren Begriffs-Gruppen

Zuordnung zu Kontakt-Personen oder Projekten

Verwalten von Unterlagen, die für eine Aufgabe benötigt werden

Delegieren an andere Mitarbeiter mit Benachrichtigung

Kontrolle delegierter Aufgaben

Statistik, Erfolgskontrolle

Tagesbericht durchgeführter Kontakte

Vorschau aller anliegenden Tätigkeiten

graphische Darstellung der durchgeführten sowie der geplanten Kontakte

Telefon-Verhalten (Anzahl und Dauer der Telefonate, Anzahl "besetzt" u.a.)

Ausdruck und Export von Tabellen (Export als .csv-Datei zur Weiterverwendung in anderen Anwendungen)

Ausdruck und Export der graphischen Darstellungen als .jpg- oder .png-Datei zur Weiterverwendung in Berichten oder Präsentationen

Zielgruppen-Definition

verwendbar für Serien-Briefe, -E-Mails, -Faxe und Telefon-Kampagnen

Kriterien: alle relevanten Adressfelder, frei definierbare Selektierungskennzeichen, Datum letzter/nächster Kontakt usw.

Und/Oder/UndNicht-Verknüpfungen verschiedener Kriterien

Behandlung nicht namentlich bekannter Kontakt-Person (z.B. E-Mail an einkauf@firma.de mit Anrede Sehr geehrte Damen und Herren

statische Zielgruppen: selektierte Kontakt-Personen bleiben immer die selben

dynamische Zielgruppen: werden bei jeder Verwendung neu ermittelt

Aussendungen

personalisierte Serien-Briefe, -Faxe und -E-Mails

bei Serienbriefen Datumswechsel nach definierbarer Anzahl und Einplanen eines Folge-Anrufs nach x Tagen (siehe rechte Spalte: Nachtelefonieren von Serienbriefen)

korrekte Darstellung aller ausländischen Adressenformate

direkter Versand der Faxe über ISDN

Etiketten, auch auf angefangene Etikettenträger

Briefumschläge

Zeitfenster für Serienfaxe

Suchfunktionen

nach Feldern der Adresse inkl. Telefonnummer, E-Mail, Firmenname, Vor- und/oder Nachname

Volltextsuche in einer Kontakt-Historie (Telefon-Notizen, E-Mails usw.)

Volltextsuche in allen Kontakt- oder Projekt-Historien in einem bestimmten Zeitraum

Volltextsuche in Bemerkungs-Feldern

Druckfunktionen

Kontakt-Historie einer Kontakt-Person, aller Kontakt-Personen einer Niederlassung oder einer Firma

Ausdruck eines Etiketts für einen Empfänger

Anrufplan (z.B. zur Mitnahme auf eine Dienstreise)

diverse Statistiken (siehe dort)

Import / Export

Import aus beliebigen Text-Dateien und Telefon-CDs sowie über die Zwischenablage

"Batch-" und Dialog-Verarbeitung

freie Definition der Dateiformate und automatische Anpassung von Feldformaten

mögliche Dubletten können zum Austausch oder Ergänzen vorhandener Daten oder für eine neue Niederlassung einer bestehenden Firma verwendet werden

flexible Zuordnung importierter Branchen-Angaben auf eigene Branchentabelle

Generierung von Kontakt-Personen mit Setzen von Selektierungs-Kennzeichen zur einfachen Weiterverarbeitung

Übernahme von Kontakt-Historien

Übernahme Rückläufer-Adressen externer Dienstanbieter

Sonstiges

Globale Zugriffsrechte der Benutzer untereinander (keine, nur Lesen, auch Schreiben)

Umfangreiche Möglichkeiten zur Änderung der Standard-Einstellungen

Definition von Masken und deren Position bei Programmstart

Änderung der Monitor-Auflösung bei Programmstart und Rücksetzen bei Ende oder bei Minimierung

Umfangreiche Dokumentation in Form einer Hilfe-Datei, auf die vom Programm aus direkt zugegriffen werden kann, sowie Online-Dokumentation als Wiki (in Arbeit)

interner Nachrichten-Kanal für alle Benutzer

Notizzettel für allgemeine und private Notizen

Liste der Geburtstage, aktuelle Geburtstage werden bei Programmstart und bei Datumswechsel angezeigt

Nachtelefonieren von Serienbriefen
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So einfach kann es sein, Serienbriefe zu versenden und zeitgerecht nachzutelefonieren.
Variable Anzeige der Kontakt-Historie
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Im B2B-Bereich haben Sie spezielle Anforderungen an eine Kontakt-Historie. Klicken Sie auf das Bild um mehr zu erfahren.
Gesprächspartner nicht erreicht - was nun?
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Irgendjemand, der Ihnen weiterhilft, finden Sie mit TelMarkt immer!
Anonyme Zielgruppen
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Sie wissen nicht, wer in der Abteilung Marketing der Chef ist? Kein Problem für TelMarkt!